2016年9月20日 星期二

開會曠日廢時,相信是所有工作者的夢魘。
一場會議,六成時間在補脈絡、描述彼此對於人類文明與進步社會的想像;剩下三成在發想,最後一成才表決。經歷一整個下午,只得出 2 個結論,剩下 3 件事還必須等今天不在的高層來決議。
這樣的場景相信不是筆者信口開河、隨口雌黃,而是慘痛血淚經驗歷歷在目。
寶貴的 NPO 人力總是在開不完的會議中分散,然而大多數情況下,會議時間=工作者崩潰的時間,今天要告訴大家如何使用免費資源來改變這一切。
首先解析會議這件事,參與會議的只有三種角色(任何多餘角色可能都是來鬧的):
  1. 主席:負責掌控會議節奏,主持大局(僅限會議程序)
  2. 會議紀錄:記錄所有決議事項、分工事項以及爭議事項,嚴禁會議紀錄出現逐字稿
  3. 與會者:根據會議通知了解本次會議重點,事前盡量發想相關主題,在會議中表達並進行表決
再來將會議分成 3 個階段並詳細解說(括號內為心力投注的權重):

會前(40%)

  1. 會議通知發送:內容為本次議程、前次會議追蹤事項以及臨時動議,務求讓與會者在會前就能了解本次會議重點,縮短會議空轉時間。
  2. 臨時動議(於會議前回信提出):有臨時動議需盡早提出,以免會議無限制延長,大家都是 NPO 不是立法委員,延長會議時間只是浪費彼此時間,並無任何政治動機。

會議當下(30%)

  1. 追蹤事項:會議一開始先追蹤前次待辦事項,重點不在追殺辦事不力者,而是了解困難、執行上是否需要協助或是分工上是否不均。
  2. 按照議程:按照本次會議逐一進行決議,請想表達意見者表示自己的意見,如有人不清楚狀況,請他看會議通知,若發言內容明顯沒做功課,請主席適時制止。

主席制止示意圖:

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會後(30%)

  1. 追蹤:追蹤本次會議或前次會議延宕之事項
  2. 會議紀錄:會議紀錄發送,並請與會者收信後回覆
你可能覺得「煩死了工作很多不想弄這些!」然而看似繁複的工作,在 Google 文件問世後,都能夠在舉手投足間完成啊!

為什麼 Google 文件這麼狂?

為什麼大家都愛用 Google 文件?因為它支援──

雲端作業:跨平臺不再是藉口!

所有文件大家都能存取,沒看到的人絕對是因為他沒點,不是因為他沒時間收信開檔案。因為 Google 文件透過手機、平板也能輕鬆處理。
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協作:自己的分工自己記!

會議紀錄所有人都能做,尤其建議有被分配到工作的人,紀錄自己的負責範圍,以免開完會後會議紀錄工作者的理解能力跟你不同步。
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看到文件自己打字,不是見鬼,是有人跟你一起在寫

透過這些功能開會,會有甚麼改變呢?

會前(40%)

  1. 議程、追蹤事項:有所變更只需自行去原始檔案修正,不再需要檔案、紙本重新發送
  2. 臨時動議(請會議前回信提出):有所變更只需自行去原始檔案修正,不需要檔案、紙本重新發送
  3. 會議通知發送:群組對話中丟下雲端文件 Link,不需 Email、更不需要紙本
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會議當下(30%)

開投影幕或在會議室放一臺大螢幕,直接把會議紀錄者的電腦畫面顯示在上面,然後──
  1. 追蹤事項:利用雲端文件直接在大家面前登打各事項進度
  2. 按照議程:會議紀錄者直接將會議通知在雲端資料夾複製一份後,將標題改好,即按照會議通知上的議程來開會,有任何決議都能即時在議程下方記錄。

會後(30%)

會議完請立刻把這次的會議紀錄寄送給所有與會者,並要求回應,如無回應則視同默認會議紀錄內容。
  1. 追蹤本次會議或前次會議延宕之事項
  2. 會議紀錄發送,並請與會者收信後回覆

所以會議到底是什麼?

會議是一個讓大家一起發想、抱頭苦思以及集思廣義的地方嗎?
NO!會議是讓準備好的人,講完他做的功課,把話說完,誰贊成、誰反對,大家參詳。最後的所有成果由與會者一同承擔。
任何會議只要耗時超過 30 分鐘,都會極度消耗體力以及團體向心力。
會議是一個定調、定性的場所,而非討論細節的地方。細節的討論,建議是由執行人敲定,或在提供數個選項後,在會議前告知與會者,然後在會議中定調並做出決議。
掌握會議節奏的除了主席本人,科技工具也是個能讓與會者都可以參考、加入的標的。所以善用免費的科技工具,不但有助於無紙化,同時也能讓會議節奏更加輕快。
現在讓我們動動計算機算一下,看完這篇文章並實際使用後,你賺了多少錢?
假設一人時薪 150、開會人數 8 人、每次節省 1.5 小時、每週發生 2 次、整年扣除年假共計 50 週,那就是:150 x 8 x 1.5 x 2 x 50=180,000  各位,18 萬阿!!!
如果貴單位組織稍微再大一點,省下的金額到底能產出多少企畫,幫助更多人了解你們所關心的議題呢?就從等一下的會議開始計算吧!
最後,本文就是利用 Google 文件協作而成,由煩惱的理科創業小老闆主筆,虎落平陽的傳播妹修辭,總計 2 小時內完成,不計影像素材製作。

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